Involves ofrecer al mercado un software de trade marketing, además de un portal de contenido relevante para su audiencia. Tiene su matriz en la ciudad de Florianópolis, pero con sede en otros municipios, como São Paulo, Ciudad de México y Bogotá, y la internacionalización es uno de los objetivos principales de la empresa.

Su propósito es digitalizar el ciclo promocional, transformando la relación entre el minorista y la industria. Entre los valores del negocio, destacamos:

  • música, la compañía nació de dos bandas;
  • integridad;
  • evolución;
  • empatía;
  • garra;
  • yo siendo yo;
  • ser involucrado;

La alianza con Qulture.Rocks

Inicialmente, la alianza con Qulture.Rocks, que comenzó en 2017, se centró en los elogios y feedback: en 2019, también empezaron a usar la evaluación de desempeño. Hoy en día, la empresa usa los materiales de reuniones uno a uno y encuestas de sentimientos.

Así, Qulture contribuyó a algunos de los rituales de la empresa, que involucran:

  • charla de alineación ; ya en la implementación, los líderes y la persona subordinada discuten los propósitos del equipo, sobre los valores de la empresa, sobre las expectativas, qué comportamientos son inaceptables, además de ajustar los objetivos de la persona en el trimestre. Esta charla es revisada por todas las personas involucradas trimestralmente; 
  • uno a uno y cultura de feedback;
  • metamorfosis andante: la forma en que Involves llama la evaluación de desempeño, realizada de forma semestral para generar insumos para el desarrollo de las personas;
  • plan de vuelo: como la empresa llama al plan individual de desarrollo  de los colaboradores.

Así, entre los principales aspectos diferenciales identificados con la alianza, la posibilidad de integrar la información en una misma herramienta facilitó significativamente los rituales de gestión, además de tener la posibilidad de generar datos e informes para el análisis del equipo.

Los problemas de la empresa

Los principales problemas de la empresa estaban relacionados con la evaluación de desempeño. Anteriormente, los profesionales evaluaban competencia por competencia de los colaboradores, lo que hacía que el proceso fuera largo y agotador. Luego, el equipo de personas hizo el trabajo de correlacionar las competencias, identificar cuáles posiblemente estaban superpuestas y "reducir" la lista.

Sin embargo, esta reducción aún no cubrió las necesidades y expectativas de las personas. Además, debido a que eran muchas competencias, los comentarios eran opcionales, y las personas terminaban dejando sus percepciones de manera más general o incluso sin dejar comentarios, en consecuencia, el feedback era menos efectivo.  Según Jessica Costa, coordinadora de People, lo más común era ofrecer elogios en los comentarios, en lugar de feedback constructivo.

Por último, el proceso de calibración terminó siendo más extenso, precisamente porque había muchas competencias que se debían analizar.

El "gran cambio"

En 2020, la empresa experimentó algunos desafíos, principalmente debido a la pandemia de Covid-19. Después de la evaluación de desempeño, se identificó que los equipos, y especialmente la gerencia, estaban sobrecargados. La segunda evaluación del año se retrasó, y se finalizó solo en septiembre, lo que dejó los ciclos muy cerca, ya que la siguiente empezaría en enero.

Todos estos puntos contribuyeron a que la empresa sacara algunas ideas del papel y pusiera en práctica proyectos que ya estaban siendo analizados en períodos anteriores. La gran pregunta era: ¿cómo simplificar la evaluación sin perder la esencia?

La solución de Involves

Primero, se hizo un análisis sobre lo que era esencial para la empresa y lo que "sobraba" en ese proceso, para que se volviera más ágil. En este sentido, se sacaron score y notas, eliminando también el proceso de calibración, eliminando gran parte del problema de la sobrecarga.

Además, el equipo de administración ofreció más autonomía a los equipos, eliminando la etapa de validación de las nominaciones de profesionales, y tampoco había un límite mínimo y máximo para las nominaciones.

Hubo un enfoque, principalmente, en el desarrollo de los equipos, a través de la división de la evaluación en dos puntos: lo que la persona está haciendo bien y lo que podría mejorar. Es decir, generar insumos para que la persona construya su crecimiento dentro de la empresa.

La nueva evaluación tenía solo 5 preguntas, en una única página de respuestas, todas obligatorias, incluidos los comentarios; para responder, la persona elegía las habilidades que estaban bien hecho y traía los comentarios, luego lo mismo para el podría mejorar.

Finalmente, para fomentar la participación y guiar a las personas, el equipo de People Experience preparó materiales de instrucción para personas con los siguientes temas:

  • cómo seleccionar evaluadores;
  • cómo saber si soy capaz de evaluar o debo negarme;
  • cómo escribir buenos comentarios, con ejemplos;
  • manual de cómo usar Qulture.

Los resultados

El equipo recibió feedback muy positivo. Al aplicar una encuesta para entender cómo fueron los cambios, hubo un promedio de 8,6 sobre 10, con solo el 6 % de respuestas negativas. Echa un vistazo a algunos comentarios de colaboradores/as en relación con el proceso:

"En todos los aspectos, esta metamorfosis fue mejor que las anteriores. Eran muy agotadoras y grandes. Esta fue la más objetiva y sentí por primera vez que no tenía que buscar una aguja en el pajar para cada persona que evaluaba".

"¡Me gustó mucho este modelo! Lo encontré flexible, rápido para responder y más libre para armar mi razonamiento, como lo dejé  anteriormente. ¡Eso es! ¡Creo que ustedes lo hicieron muy bien!"

"Los comentarios como obligatorios trajeron mayores insumos para las evaluaciones en general (como líder). Anteriormente, de manera opcional, los comentarios eran raros, lo que considero fundamental para comprender el feedback y las evaluaciones".

Nova call to action

Los aprendizajes

Entre los aprendizajes obtenidos por Involves, Jéssica señala que "menos es más" y que necesitamos dejar de lado los modelos que estamos acostumbrados a ver por ahí, pensar en lo que es realmente esencial y tiene sentido para el contexto en el que uno se encuentra. Al reducir el proceso, se motivaron a las personas para realizar la evaluación, trayendo resultados más efectivos. Otro punto importante es que los comentarios obligatorios sacaron a las personas de su zona de confort de una manera positiva. Además, la división de la evaluación entre bien hecho y podría mejorar hace que las personas realmente reflexionen y dejen un feedback constructivo, no solo el elogio.

Este es un ejemplo práctico de que se puede adaptar la evaluación de desempeño a la realidad de tu empresa. ¿Quieres saber cómo Qulture.Rocks puede ayudarte en este proceso? ¡Contáctanos, habla con nuestros profesionales y aclara tus dudas!