Involves es una empresa que ofrece al mercado un software de trade marketing, así como un portal de contenidos relevantes para su audiencia. Con oficinas en Bogotá, Ciudad de México y Sao Paulo, la empresa tiene la internacionalización como uno de sus principales objetivos.
Su propósito es digitalizar el ciclo promocional, transformando la relación existente entre el comercio y la industria. Entre sus valores empresariales, destacamos:
- música – la empresa nació de dos bandas;
- integridad;
- evolución;
- empatía;
- motivación;
- yo siendo yo;
- ser involucrado (be involved).
La asociación con Qulture.Rocks
Inicialmente, la asociación con Qulture.Rocks, que comenzó en 2017, se centraba en elogios y feedback. En 2019, empezaron a utilizar también el producto de evaluación de desempeño. Hoy en día, la empresa utiliza los materiales de one-on-one y las encuestas de sentimiento.
De este modo, Qulture ha contribuido a algunos de los rituales de la empresa, que incluyen:
- charla de alineación: durante el proceso de onboarding, los líderes y la persona liderada discuten los propósitos del equipo, los valores de la empresa, las expectativas, los comportamientos inaceptables, además de establecer los objetivos de la persona para el trimestre. Esta conversación es revisada trimestralmente por todas las personas implicadas;
- one-on-one's y cultura de feedback;
- “metamorfosis andante”: como la empresa llama a la evaluación del desempeño, realizada semestralmente para generar insumos para el desarrollo de las personas;
- plan de vuelo: como la empresa denomina al plan de desarrollo individual de los colaboradores.
Así, entre los principales diferenciales identificados con la asociación, la posibilidad de integrar informaciones en la misma herramienta facilitó significativamente los rituales de gestión, además de tener la posibilidad de generar datos e informes para el análisis del equipo.
Los dolores de la empresa
Los principales problemas de la empresa estaban relacionados con la evaluación de desempeño. Antes, los profesionales evaluaban a los colaboradores competencia por competencia, lo que hacía que el proceso se volviera largo y agotador. El equipo de personas, entonces, hizo el trabajo de correlacionar las competencias, identificar las que posiblemente se solapaban y "acortar" la lista.
Sin embargo, esta reducción seguía sin satisfacer las necesidades y expectativas de la gente. Además, al haber tantas competencias, los comentarios eran opcionales, y las personas acababan dejando sus percepciones de forma más generalizada o incluso no dejaban ningún comentario; en consecuencia, el feedback era menos eficaz. Según Jessica Costa, Coordinadora de Personas, lo más habitual era ofrecer elogios en los comentarios, en lugar de un feedback constructivo.
Por último, el proceso de calibración terminaba siendo más extenso, precisamente porque había muchas competencias que analizar.
La "vuelta de la llave"
En el año 2020, la empresa experimentó algunos desafíos, principalmente debido a la pandemia de Covid-19. Tras la evaluación de desempeño, se detectó que los equipos, y especialmente la dirección, estaban sobrecargados. La segunda evaluación del año se retrasó, concluyéndose sólo en septiembre, lo que dejó los ciclos muy próximos, ya que la siguiente comenzaría en enero.
Todos estos puntos contribuyeron a que la empresa sacara algunas ideas del papel y pusiera en práctica proyectos que ya se estaban analizando en periodos anteriores. La gran pregunta era: ¿cómo simplificar la evaluación sin perder la esencia?
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La solución de Involves
En primer lugar, se hizo un análisis de lo que era esencial para la empresa y lo que "sobraba" en ese proceso, con el objetivo de hacerlo más ágil. En este sentido, se eliminaron las puntuaciones y las notas, suprimiendo también el proceso de calibración, con lo que se eliminó gran parte del problema de la sobrecarga.
Además, el equipo de gestión ofreció más autonomía a los equipos, eliminando la etapa de validación de las nominaciones de los profesionales y se definió que no había límite mínimo ni máximo para las nominaciones.
Hubo un enfoque, principalmente, en el desarrollo de los equipos, dividiendo la evaluación en dos puntos: lo que la persona está haciendo bien y lo que podría mejorar. En otras palabras, generar insumos para que la persona construya su crecimiento dentro de la empresa.
La nueva evaluación tenía sólo 5 preguntas, en una sola página de respuestas, todas obligatorias, incluyendo los comentarios. Para responder, la persona elegía las competencias que estaba haciendo bien y traía los comentarios, luego lo mismo para lo que podía mejorar.
Por último, para fomentar la participación y orientar a las personas, el equipo de experiencia de las personas preparó materiales didácticos para las personas con los siguientes temas:
- cómo seleccionar a los evaluadores
- cómo saber si soy apto/apta para evaluar o si debo rechazarlo;
- cómo escribir buenos comentarios, con ejemplos;
- un manual sobre cómo utilizar la plataforma de Qulture.Rocks.
Los resultados
El equipo recibió feedbacks muy positivos. Al aplicar una encuesta para entender cómo habían transcurrido los cambios, se obtuvo una media de 8,6 sobre 10, con sólo un 6% de respuestas negativas. Estos son algunos comentarios de los colaboradores sobre el proceso:
"En todos los aspectos, esta metamorfosis fue mejor que las anteriores. Eran muy agotadoras y grandes. Esta fue la más objetiva y sentí por primera vez que no tenía que buscar una aguja en un pajar para cada persona que evaluaba."
"¡Me encantó este modelo! Me pareció flexible, rápido de responder y más libre para construir mi razonamiento, como dejé arriba. ¡Eso es! ¡Creo que sois increíbles!
"Los comentarios como obligatorios aportaron más a las evaluaciones en general (como líder). Antes, en la forma opcional, eran raros los comentarios, que considero fundamentales para la comprensión de los feedbacks y las evaluaciones."
Los aprendizajes
Entre las lecciones aprendidas por Involves, Jéssica destaca que "menos es más" y que es necesario desprenderse de los modelos que estamos acostumbrados a ver a nuestro alrededor, para pensar en lo que es realmente esencial y tiene sentido para el contexto en el que nos encontramos. Al reducir el proceso, la gente se sintió motivada para llevar a cabo la evaluación, con lo que se obtuvieron resultados más eficaces. Otro punto importante es que los comentarios obligatorios sacaron a la gente de su zona de confort de forma positiva. Además, dividir la evaluación entre lo que se hace bien y lo que se podría hacer mejor hace que la gente reflexione de verdad y deje comentarios constructivos, no sólo elogios.
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¡Este es un ejemplo práctico de cómo la evaluación de desempeño puede adaptarse a la realidad de tu empresa!
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