El absentismo, desde un punto de vista semántico, es el acto de abstenerse de alguna actividad o función. En una empresa, es un indicador importante que debe ser analizado por RRHH, ya que indica retrasos y ausencias frecuentes de profesionales, justificadas o no. Si este índice es alto, es señal de que algo no va bien en tu empresa: es necesario buscar estrategias que puedan reducir el indicador.

En este contenido, explicamos un poco más sobre el tema, destacando las principales causas que pueden llevar al absentismo, además de presentar soluciones que pueden ser aplicadas por tu equipo. ¡Sigue leyendo y aprende más!

¿Cuál es la diferencia entre absentismo y presentismo?

En primer lugar, veamos la diferencia entre absentismo laboral y presentismo. El primer concepto, como se ha explicado, es el volumen de ausencias y retrasos que acumulan los empleados en un periodo determinado. El presentismo es la presencia del empleado en el lugar de trabajo, incluso con problemas de salud y/o preocupaciones personales.

En un primer momento, el presentismo puede parecer positivo, ya que se trata de un profesional ejemplar. Sin embargo, aunque la persona no esté ausente, tampoco está produciendo, ya que hay cuestiones externas que le impiden cumplir con las exigencias como lo haría en situaciones normales.

En consecuencia, no habrá diálogo entre este individuo y su equipo, además de aumentar los riesgos de errores internos en las tareas comunes. Por ello, además del absentismo, es necesario prestar atención al presentismo, ya que las causas que provocan ambos son similares.

¿Qué es el índice de absentismo laboral y cómo calcularlo?

Más arriba, podemos darnos cuenta de que un empleado absentista es aquel que se ausenta o llega tarde al trabajo con frecuencia diaria. Sin embargo, la tasa de absentismo tiene un significado diferente. Es el porcentaje de ausencias o retrasos durante un periodo de tiempo, ya sea de un solo colaborador, de un equipo o de toda la empresa.

¿Cómo calcular el absentismo laboral?

Para llegar al indicador, es necesario que la dirección tenga un buen control del número de ausencias y retrasos de los profesionales en un determinado período de tiempo. Realizar este seguimiento de forma manual, además de tener los riesgos de no llegar a un número exacto, quita mucho tiempo del equipo para este entendimiento. En este sentido, lo ideal es que se haga de forma automatizada.

Por lo tanto, el índice debe ser hecho relacionando las horas no trabajadas a las que fueron efectivamente trabajadas, de acuerdo con la fórmula:

absentismo (%) = horas no trabajadas / horas realmente trabajadas x 100

Para que quede aún más claro, pongamos un ejemplo práctico. Imaginemos que un profesional se ausentó del trabajo durante 3 días en octubre. Su carga de trabajo es de 8 horas diarias y 160 horas a lo largo del mes. En este supuesto, debido a sus ausencias, sólo trabajó 136 horas. Por tanto, la tasa de absentismo es del 17,64%.

¿Qué establece la legislación sobre absentismo?

La legislación relacionada con el absentismo varía de un país a otro. En Brasil, por ejemplo, según la legislación laboral vigente (CLT), el absentismo se caracteriza por:

  • ausencias injustificadas por parte del profesional;
  • retrasos, salidas anticipadas o impuntuales (según el artículo 58 del CLT);
  • suspensiones disciplinarias;
  • horas de atestado;
  • certificados médicos parciales o completos del empleado;
  • certificados médicos parciales o completos relativos como acompañantes de los hijos.

También según la misma legislación, si los casos de absentismo son frecuentes, existe la posibilidad de:

  • emitir advertencias;
  • suspensión de hasta 30 días;
  • llegar al despido justificado para situaciones en las que el absentismo se configure como abandono del puesto de trabajo (después de 30 días de ausencias injustificadas).

¿Cuáles son las principales causas de absentismo laboral?

Ahora que ya sabes qué es y cómo calcular la tasa de absentismo, es hora de comprender las principales causas que provocan este problema. ¡Compruébalo!

Enfermedades y problemas de salud

Según un estudio con datos del INSS (Instituto Nacional de la Seguridad Social), las principales enfermedades que causan baja laboral son:

  • cáncer de cuello de útero;
  • dolor de espalda;
  • hernias de disco;
  • lumbalgia;
  • cálculos biliares; entre otros.

En una encuesta realizada por el IBGE en colaboración con el Ministerio de Salud y publicada por G1, se observó que las principales causas de ausencias en Brasil se deben a resfriados y gripe. Sólo en las dos semanas anteriores, 14 millones de personas dejaron su trabajo por problemas de salud, lo que representa el 7% de la población.

Saúde mental

Al mencionar los problemas de salud, no podemos dejar de lado la salud mental. Especialmente en Brasil, se trata de un problema cada vez más alarmante, dadas las cifras: en el país, el 5,8% de la población sufre depresión, una tasa superior a la media mundial (4,4%), lo que sitúa a Brasil a la cabeza de América Latina, según la Organización Mundial de la Salud.

Además de la depresión, existe el síndrome de Burnout. Según la International Stress Management Association (ISMA-BR), el país es el segundo con mayor número de afectados, caracterizado especialmente por el alto nivel de estrés laboral.

Si se produce un aumento de estos índices en tu equipo, consecuentemente también se produce un aumento del absentismo laboral. Entre las causas, podemos identificar que la empresa no está ofreciendo suficiente apoyo a los profesionales para cumplir con sus demandas.

En este sentido, el apoyo entre los líderes con sus liderados es fundamental para un seguimiento cercano de cómo se están sintiendo las personas, no sólo en relación con el cumplimiento de sus obligaciones, sino también en el aspecto personal.

Falta de motivación

Según un estudio de Gallup, la motivación en el trabajo está estrechamente relacionada con el rendimiento profesional. Según la encuesta, las personas de una empresa pueden dividirse en 3 grupos distintos:

  • comprometidos: obtienen resultados por encima de las expectativas para el éxito de la empresa;
  • no comprometidos: obtienen resultados dentro de lo que se espera de sus funciones;
  • no comprometidos de forma activa: sabotean continuamente a la empresa con pequeñas acciones.

Los profesionales no comprometidos y no comprometidos de forma activa son más propensos a ausentarse de sus trabajos, lo que contribuye a una mayor tasa de absentismo. En este sentido, es necesario tratar de entender la percepción de cada una de las personas de tu empresa sobre los temas más diversos, con el objetivo de trazar estrategias proactivas para aumentar la satisfacción que los profesionales tienen en relación con el negocio.

Proceso de selección ineficaz

¿Por qué el absentismo puede estar directamente relacionado con el proceso de reclutamiento y selección de una empresa? Si tu equipo considera sólo las funciones técnicas del profesional, sin tener en cuenta la aptitud que esa persona tiene en relación con la cultura organizacional de tu empresa, en consecuencia habrá insatisfacción con el trabajo, el equipo y las actividades realizadas.

Como hemos visto, el compromiso está directamente relacionado con la satisfacción y el compromiso en el trabajo. Además, en el proceso de reclutamiento existe la posibilidad de evaluar el perfil que esa persona tiene, destacando puntos como:

  • puntualidad;
  • asiduidad;
  • responsabilidad con las demandas solicitadas durante el proceso; entre otros puntos.

¿Cómo evitar el absentismo en una empresa?

Ahora que ya conoces las principales causas del absentismo laboral en una empresa, es el momento de explicarte cómo evitarlo en tu organización. A continuación, hemos seleccionado algunos de los principales consejos. ¡Fíjate!

1. Ofrecer feedback constantemente

El primer paso es trabajar con la cultura del feedback en tu empresa. Es el proceso en el que una persona contribuye para que la otra pueda desarrollarse a través de sus propias percepciones.

Es esencial para aumentar la motivación del equipo y, en consecuencia, evitar el absentismo, ya que cuantas más personas lo reciban, menos se desviarán de la ruta prevista (la estrategia de sus funciones y de la propia organización) y menor será la brecha entre estrategia y ejecución.

¿Cuáles son los principales componentes de un buen feedback? Mira:

  • debe ser auténtico: se debe animar a las personas a creer en el feedback que están dando para que tenga un impacto positivo en la empresa;
  • debe ser bienintencionado: la intención debe ser genuina, para que tenga un impacto positivo en el otro empleado;
  • impersonal (en su medida adecuada): debe centrarse en los comportamientos, no en las personas;
  • en el foro adecuado: los elogios deben hacerse en público, y los feedbacks de mejora, en privado;
  • personalizado: adaptar el feedback al estilo del destinatario;
  • directo al grano: dejar claro cuál es el mensaje;
  • conjuntamente: definir los pasos siguientes junto con el receptor.

2. Fomentar la práctica de reuniones 1:1 

Las one-on-ones son reuniones que se realizan entre los líderes y los liderados periódicamente, para que los profesionales se sientan más confortables para explicar sus retos y tengan más confianza en su gestión.

Según el libro de Gallup "First, Break All The Rules", los colaboradores se sienten más motivados y satisfechos con la rutina de sus actividades cuando son escuchados en el espacio profesional, ya que existe la percepción de que la organización se preocupa por ellos como personas.

Por eso, las reuniones 1:1 presentan las siguientes ventajas principales:

  • mejoras en el flujo de información ascendente de la empresa;
  • mejor compromiso de los profesionales, precisamente por la práctica constante de feedbacks ofrecidos en 1:1;
  • mayor confianza del profesional con la empresa y sus dirigentes.

Con el objetivo de que esta práctica se convierta en continua, se indica:

  • crear un calendario de 1:1s;
  • definir de antemano el tema de las 1:1s;
  • orientar a los líderes para que sean puntuales y eviten cancelarlas;
  • crear un entorno de seguridad psicológica.

3. Realizar encuestas de clima organizacional

El clima organizacional es la percepción que tienen los colaboradores de las políticas, prácticas y procesos de la empresa. Cuando la percepción es positiva, en consecuencia el clima también lo es. Para analizar cómo está el clima de tu empresa, te recomendamos que apliques la encuesta de clima a todas las personas o a una muestra de profesionales.

La Encuesta de Clima Organizacional es la estrategia de medición de la satisfacción de los empleados en relación a los más diversos puntos, con el objetivo de investigar diferentes factores que envuelven una organización. Entre ellos, podemos mencionar:

  • beneficios;
  • autonomía ofrecida;
  • inversión en diversidad;
  • políticas de RRHH;
  • infraestructura; entre otros.

Además de reducir los índices de absentismo, la Encuesta de Clima Organizacional también lo hace posible:

  • favorecer la toma de decisiones, ya que ayudará a identificar los puntos de atención en los distintos sectores de la empresa;
  • aumento de la productividad;
  • mejora de la comunicación de todo el equipo;
  • reducción del turnover;
  • buena imagen de la empresa en el mercado;
  • mejora del liderazgo; entre otros.

Sin embargo, la encuesta de clima por sí sola sólo aportará un diagnóstico a tu empresa. El siguiente paso es desarrollar estrategias para abordar los puntos identificados a partir del resultado. En cuanto al absentismo, si se identifica que un determinado equipo falta mucho al trabajo, se puede aplicar la encuesta a este equipo para entender los cuellos de botella identificados por los propios colaboradores. A partir de las acciones desarrolladas a través de esta retroalimentación, la empresa tiene la oportunidad de:

  • analizar si las estrategias han dado realmente resultados;
  • comprender cómo ha repercutido en el clima del equipo o de la empresa en su conjunto.

4. Adoptar el PDI en tu empresa

El PDI es una herramienta que ayuda a la empresa a monitorear el desempeño de las personas y el desarrollo de sus competencias. Entre los diferenciales de contar con esta práctica, destacamos especialmente el aumento de la productividad, el mejor cumplimiento de metas, así como un abordaje más preciso entre líderes, liderados y lideradas.

Para implementar junto a los colaboradores, es importante que la gestión alinee con la persona cuáles son los aspectos que desea desarrollar. A partir de ahí, se construye un PDI con estrategias más específicas.

Ejemplo: supongamos que el profesional quiere desarrollarse en un perfil de liderazgo. El punto de partida puede ser la lectura de libros y artículos, el desarrollo de un proyecto en el que se convertirá en gestor, la solicitud de feedback al equipo sobre su desempeño, entre otros puntos.

Todo eso contribuye para aumentar la satisfacción del equipo y, consecuentemente, impacta en la reducción del ausentismo.

5. Establecer políticas de reconocimiento

Sabemos que el reconocimiento es un importante motor del compromiso y que repercute directamente en los resultados empresariales. Según datos de 2014 de un estudio de SHRM, el 41% de las organizaciones que pusieron en marcha algún tipo de reconocimiento entre los empleados obtuvieron mejores resultados de satisfacción del cliente.

Además, según estudios de Towers Watson, el reconocimiento de las personas en la organización contribuye a aumentar en más de un 60% el engagement de los equipos.

Para promoverlo, tu organización puede poner en práctica algunos consejos. Entre ellos, destacamos:

  • aprovechar los momentos de one-on-one para que los líderes puedan elogiar y señalar los puntos positivos de la actuación de los profesionales;
  • buscar una herramienta que incentive la práctica del elogio en la empresa, para que equipos enteros o una persona en concreto puedan ser reconocidos por los proyectos en los que han trabajado;
  • desarrollar programas de reconocimiento en la empresa, entre otros.

6. Realizar capacitaciones para tu equipo

A partir del PDI, existe la oportunidad de identificar qué temas quieren desarrollar las personas. En este sentido, la empresa puede ofrecer formación y capacitación para todo el equipo, de modo que se desarrollen nuevas habilidades y competencias.

Entre los diferenciales de tener esta práctica, destacamos especialmente la mejora de la productividad de toda la empresa, la reducción del turnover, además de tener más calidad en los resultados. Supongamos que las entregas de un proyecto son limitadas debido a la falta de capacitación de parte del equipo. A partir de la capacitación, estos puntos pueden ser desarrollados para que los profesionales realicen entregas que estén en línea con los objetivos empresariales.

Por no hablar de que las capacitaciones repercuten directamente en el fomento del trabajo en equipo, además de servir de estímulo para el desarrollo del liderazgo.

7. Invertir en educación corporativa

Otro consejo que recomendamos, directamente relacionado con el tema anterior, es invertir en educación corporativa. A través de esta estrategia, se pueden observar algunos diferenciales, tales como:

  • absorción y desarrollo de nuevas competencias por parte de los colaboradores;
  • fomento de la creatividad en la empresa;
  • conocimiento más preciso de los cambios que se producen en el mercado;
  • aparición de nuevas oportunidades, entre otros.

Para ello, es necesario realizar inicialmente la Encuesta de Necesidades de Formación. A través de un conjunto de datos, la empresa tendrá información suficiente para ayudar en la toma de decisiones de los profesionales y equipos de formación.

A continuación, es necesario identificar las mejores herramientas y soluciones del mercado para empezar a invertir en capacitación y desarrollo. Existen tecnologías que ayudan a la empresa a tener capacitación personalizada, de acuerdo con las necesidades del equipo. Además, es una oportunidad para que la empresa resuelva brechas que dificultan los resultados de la empresa.

Para dar una idea de la importancia de esta inversión, según datos de la Association for Talent Development (ATD), las organizaciones que invierten en programas de capacitación adaptados a su realidad disfrutan de una ganancia de hasta el 218% en productividad, además de mejorar los resultados empresariales en su conjunto.

8. Crear metas individuales

También recomendamos crear metas individuales que converjan con las metas colectivas de la organización. Este tipo de metodología se denomina OKR. A través de ella, habrá una mejor alineación de las expectativas, además de que las personas identificarán claramente cómo sus funciones impactan en los resultados y objetivos macro de la empresa.

Esto trae un mayor sentido de pertenencia, además de garantizar que los equipos tengan un propósito en sus demandas.

Para implementar esta metodología, algunos consejos son recomendados por nuestro equipo, tales como:

  • adaptar la metodología en función de las necesidades de tu empresa;
  • aplicarlas por etapas, para que la empresa conozca los principales pasos necesarios antes de iniciar este tipo de inversión;
  • definir ciclos cortos, ya que contribuye a una revisión continua de las estrategias y puede adaptarlas en función de los resultados generados;
  • contar con un líder para el proyecto, ya que tendrá un seguimiento más estrecho de la aplicación de esta metodología;
  • realizar un seguimiento periódico de los objetivos en las reuniones de control, ya que se pueden llevar a cabo planes de acción para obtener logros a corto plazo, de modo que se alcance más fácilmente el resultado preestablecido;
  • empezar por el OKR de la empresa y avanzar después hacia el OKR de las áreas y de las personas;
  • involucrar a los colaboradores en la definición de estos objetivos, ya que esto nos dará un mayor sentido de pertenencia entre los miembros de la empresa.

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En este contenido, se ha podido entender con mayor precisión qué es el absentismo laboral, qué impacto tiene en las empresas y comprobar las causas y estrategias que se pueden adoptar para reducir este índice. Como hemos visto, el apoyo del liderazgo, el diálogo continuo con los profesionales, así como acciones sencillas de aplicar en el día a día (one-on-ones, por ejemplo), contribuyen significativamente a aumentar la satisfacción de los equipos y, en consecuencia, a reducir el absentismo de los profesionales.

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