Desde marzo de 2021, empresas de diversos tamaños y nichos de actividad necesitaban adoptar el trabajo a distancia para cumplir con los decretos de los gobiernos, como forma de contener el avance y la proliferación de Covid-19. Desde entonces, la reunión online se ha convertido en una realidad en el día a día de los profesionales, líderes y equipos, ya que eran esenciales para garantizar la alineación entre el equipo y proporcionar una mayor motivación para las personas.
Incluso con el fin de la pandemia, varias empresas siguen optando por mantener el modelo de home office o de trabajo híbrido. Por esta razón, hemos preparado este material para presentar consejos útiles sobre cómo garantizar que las reuniones online sean aún más productivas. ¡Sigue leyendo y descubre más!
1. Tener una agenda para las reuniones
Independientemente del propósito de la reunión, es importante establecer una agenda antes de empezarla. Funciona como una especie de "guión" para el equipo, que aumenta la concentración durante la conversación y garantiza que se traten todos los temas importantes y necesarios.
Para ello, es esencial seguir algunos pasos:
- enumerar todos los temas que se tratarán durante la conversación y que responden al tema de la reunión;
- asignar los asuntos y temas que debatirán los demás participantes;
- tener un objetivo bien definido (por ejemplo, planificación trimestral, reestructuración del equipo, etc.);
- compartir la agenda de antemano con todos para que puedan prepararse para la conversación.
2. Promover una capacitación de buenas prácticas con el equipo
Además, se recomienda que los líderes se preocupen por promover una capacitación de buenas prácticas con sus equipos.
Ejemplo: la hora fijada para la reunión debe mantenerse de acuerdo con lo establecido, ya que las personas han preparado y dedicado parte de sus horarios para este momento. En este sentido, es importante que el equipamiento sea probado con antelación. De lo contrario, se corre el riesgo de que una cámara o un micrófono no funcionen a tiempo, lo que provoca retrasos para todos.
También se recomienda que los profesionales entiendan las herramientas disponibles para las reuniones y conozcan sus funcionalidades. Si hay necesidad de compartir una pantalla, por ejemplo, es sencillo que el colaborador atienda la demanda sin necesidad de apoyo durante esos minutos.
Por último, se recomienda siempre que el equipo llegue a la plataforma con al menos 5 minutos de antelación, ya que permite entender si habrá algún tipo de problema técnico antes de la hora preestablecida.
3. Elegir las herramientas adecuadas
Hablando de plataformas y herramientas, estudia cuáles son las más utilizadas en el mercado y analiza cuál de ellas se adaptaría mejor a la realidad de tu negocio. Hoy en día, las plataformas más comunes son Zoom, Microsoft Teams y Google Meet. Estas herramientas permiten la creación de salas temáticas, entre otros recursos que enriquecen este momento.
Además, el trabajo remoto requiere ofrecer equipos adecuados para los profesionales. Como forma de entender si su equipo está satisfecho con la infraestructura, lo ideal es aplicar encuestas para obtener un diagnóstico de lo que se proporciona al equipo como un todo. Si se identifica que hay oportunidades de mejora, es fundamental implementarlas, ya que impactará en la productividad de las reuniones y también traerá reflejos para los índices de turnover y ausentismo.
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4. Delimitar las horas de inicio y fin
En el trabajo a distancia, como en el presencial, es importante tener en cuenta las agendas de todas las personas invitadas. Por ello, hay que respetar las horas de inicio y fin de la conversación, y formular la agenda en función de este contexto.
Por esta razón, es importante que cada reunión tenga un moderador. Es decir, la persona que creará y compartirá la agenda, iniciará las discusiones y establecerá un límite de tiempo para cada persona que inicie su discusión.
5. Involucrar a los participantes
Hay reuniones de equipo en las que las personas ya están acostumbradas unas a otras y a sus funciones dentro de ese contexto. Sin embargo, si hay participantes externos al equipo, lo ideal es presentarlos, no a la persona en sí, sino las razones que llevaron a la moderación a invitarla a ese debate.
Recuerda siempre el objetivo de la reunión para que el equipo esté alineado e involucrado con la propuesta de la conversación, para que todos salgan de ese momento con respuestas al tema inicial propuesto por la moderación.
6. Optar por cámaras conectadas y utilizar buenas prácticas de micrófono
En Qulture, siempre aconsejamos a los colaboradores que dejen la cámara activada durante las reuniones online. Al estar a distancia, es importante ver al compañero de trabajo para que la comunicación sea más eficaz. Sin embargo, entendemos que hay casos en los que la persona necesita dejarla apagada debido a Internet o al entorno en el que se encuentra en ese momento; no obstante, siempre es importante que se trate de situaciones puntuales.
Además, siempre recomendamos que las personas dejen el micrófono desconectado mientras estén escuchando, ya que los ruidos de su entorno pueden alterar el enfoque y la concentración de todo el equipo.
7. Solicitar feedback a todo el equipo
Asegúrate de solicitar siempre feedback de tu equipo. Después de todo, a través de la retroalimentación de tu equipo, existe la oportunidad de implementar mejoras continuas a la reunión online, siempre teniendo en cuenta la percepción de otras personas en relación a los momentos dedicados a las conversaciones del equipo
Calidad del equipamiento, conducción de la reunión, resultado de lo que fue propuesto, necesidad o no de ese debate, entre otros puntos que contribuyen para verificar como las personas recibieron la conversación.
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En este contenido, has podido conocer algunos de los principales consejos para una reunión online productiva que involucre al equipo en el objetivo definido. Aunque el inicio fue más desafiador para las empresas, las ganancias del trabajo remoto fueron percibidas por la mayoría de ellas, lo que las llevó a adoptar el home office definitivo. Sin embargo, es necesario pensar en mejoras continuas de este proceso, lo que resultará en una mayor motivación y compromiso de los profesionales.
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