Es innegable que en todo proceso de gestión de desempeño bien estructurado, los profesionales de RRHH y los líderes necesitan apoyarse en herramientas y estrategias que ayuden en la toma de decisiones efectivas para ayudar a los equipos a ser más comprometidos y eficientes. Y cuando hablamos de estas herramientas, una de las más destacadas es la Matriz 9 Boxes, adoptada por las grandes empresas que se han adherido a la rutina de evaluación de desempeño.
Pero, ¿qué es esta herramienta, cuáles son sus beneficios y cómo puede ser aplicada en el contexto organizacional? En este contenido, explicaremos estos y otros puntos relevantes sobre el tema. ¡Sigue leyendo para saber más!
¿Qué es el 9 Box?
En primer lugar, es necesario destacar un punto importante sobre el significado del término: 9 Box se pronuncia "nine box" y no "nine-in-box". El nombre viene de "9 Box Matrix", o en traducción libre "matriz de nueve cajas". Así que son nueve cajas, no "nueve-en-caja".
Una vez aclarado el nombre, vayamos a lo que es la Matriz de 9 Box en sí: consiste en una herramienta de mapeo de talentos principalmente visual, que sirve como input para la toma de decisiones en la gestión de personas, como ascensos, despidos, capacitación, aumentos salariales y otros incentivos. A continuación presentamos un ejemplo visual de cómo funciona esta matriz:
El uso de este apoyo visual, junto con la correcta conducción de todo el debate que impregna el 9 Box, tiene como efecto:
- Mejores decisiones sobre talentos (más precisas, justas y bien informadas);
- Formación de líderes (generada por la experiencia conjunta de debatir en una ceremonia la posición de los talentos en la matriz).
¿Cómo nació el Nine Box?
La matriz 9 Box nació como herramienta de gestión de la cartera de negocios. En la década de 1980, los grandes conglomerados (como GE de la era de Jack Welch, Tyco e ITT) eran habituales en EE.UU., con negocios extremadamente diversificados como bancos, electrodomésticos, turbinas de avión y consultoría dentro de la misma entidad cotizada en bolsa. Uno de los desafíos para estas empresas, por tanto, era definir qué negocios merecían más inversión (greenfield o adquisiciones), cuáles debían dejarse como estaban y cuáles debían desinvertirse.
En aquella época, BCG (The Boston Consulting Group) creó una matriz muy conocida para este fin: la matriz de crecimiento frente al market share:
Las empresas del cuadrante de la bolsa de efectivo suelen denominarse "cash cows" o, en traducción libre, "vacas lecheras", ya que generan mucho efectivo en sectores estables. Los cachorros son los negocios que deberían ser vendidos, ya que tienen poca participación, generan poco efectivo y se encuentran en mercados estancados. Las estrellas son estrellas. Y los signos de interrogación pueden cambiar de cuadrante en función de las condiciones del mercado y de la empresa, por lo que exigen más atención.
Otra consultora, McKinsey, desarrolló una matriz similar en su trabajo con GE, que en aquel momento necesitaba replantearse su cartera de negocios y alinearla con lo que consideraba que eran las nuevas perspectivas estratégicas a las que se enfrentaba. Para ello, desarrollaron la versión original de la Matriz 9 Box:
En esencia, las matrices BCG (crecimiento x share) y McKinsey (9 Box) servían para lo mismo.
Desde entonces, RR.HH. se ha apropiado de la matriz para hacer gestión del talento, una perspectiva que si se piensa bien es razonablemente similar a la gestión de la cartera de negocios (aunque la comparación puede ser un poco fría).
¿Para qué sirve el 9 Box?
Como hemos dicho, el 9 Box es una herramienta principalmente visual de mapeo de talentos que sirve de input para la toma de decisiones sobre personas: ascensos, despidos, capacitación, aumentos salariales y otros incentivos.
Clasificamos los talentos de la empresa en 9 "cajas" que nos ayudan a entender qué tipo de acciones debemos tomar hacia ellos. Las principales decisiones en las que nos puede ayudar el 9 Box son:
- Ascensos de función;
- Movimientos laterales de función;
- Aumentos salariales;
- Bonificaciones y otros incentivos (a corto y largo plazo);
- Capacitaciones;
- Despidos.
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¿Cómo funciona el 9 Box?
El uso más común del 9 Box es representar los talentos en una matriz que tiene como un eje la entrega de resultados y como otro eje el potencial del empleado.
El uso clásico del "potencial" viene por la evaluación de las competencias de los empleados. Tradicionalmente, las competencias se dividen por grados de complejidad: a medida que un puesto es más alto y más complejo, más complejas se vuelven las competencias requeridas para ese puesto. Por ejemplo: un analista debe demostrar "liderazgo" de una forma mucho más "simple" que su jefe, que es un gestor de personas. La Directora, asimismo, es una gestora de gestores de personas, y por tanto el liderazgo para ella es algo aún más "complejo".
Entonces, cuando evaluamos las competencias del analista en relación a lo que se espera para su cargo, podemos inferir que si "supera las expectativas", en liderazgo, para su cargo, tiene "potencial" para asumir un cargo de mayor complejidad.
Como el potencial se mide rigurosamente mediante la evaluación por competencias, muchas empresas empezaron a trazar en este eje el resultado de algún tipo de evaluación de competencias, y así nació una variación del original, que consistía en trazar en un eje "entrega" y en otro "competencias".
A Jack Welch, en GE, le gustaba trazar en el 9 Box "entrega", que él llamaba "resultados" (lo que sea) y "fit cultural", que era el resultado de algún tipo de evaluación similar a la de competencias, pero en la que se evaluaban comportamientos relacionados con la cultura de GE. Habló de esto (y de las decisiones que tomó basándose en la 9 Box) en el informe anual de GE de 2002:
“It’s about the four “types” that represent the way we evaluate and deal with our existing leaders.
Type I: shares our values; makes the numbers – sky’s the limit!
Type II: doesn’t share the values; doesn’t make the numbers – gone.
Type III: shares the values; misses the numbers – typically, another chance, or two.
None of these three are tough calls, but Type IV is the toughest call of all: the manager who doesn’t share the values, but delivers the numbers; the ‘go-to’ manager, the hammer, who delivers the bacon but does it on the backs of people, often “kissing up and kicking down” during the process.
This type is the toughest to part with because organizations always want to deliver – it’s in the blood – and to let someone go who gets the job done is yet another unnatural act. But we have to remove these Type IVs because they have the power, by themselves, to destroy the open, informal, trust-based culture we need to win today and tomorrow”
Es como si Welch dividiera a los empleados de GE en cuatro cuadrantes (un 4-box, que por cierto, se puede hacer en nuestra herramienta 9 Box). A los que generan resultados y tienen encaje cultural, todo. A los que no generan resultados y no tienen encaje cultural, fuera. A los que tienen encaje cultural pero no generan resultados, una o dos oportunidades. La mayor dificultad está en los empleados que generan resultados y no demuestran encaje cultural. Estas son las decisiones más difíciles.
Pero en palabras de Welch, "tenemos que echar a estos tipos porque tienen el poder, por sí solos, de destruir la cultura abierta, informal y basada en la confianza que necesitamos para ganar hoy y siempre".
La reunión de 9 Boxes
A partir de esta información proporcionada por algún sistema de evaluación, el departamento de RR.HH. organiza reuniones con los directivos para hablar de sus subordinados directos. Así, los supervisores se reúnen para hablar de los analistas, los directivos se reúnen para hablar de los supervisores, y así sucesivamente. En estas reuniones, RRHH (en forma de business partner, por ejemplo), media en la discusión, asegurándose de que ésta sea constructiva y de que se aplique la misma "regla" de criterio a todos los colaboradores.
Para que las discusiones sean más productivas, este mediador de RR.HH. debe animar a los directivos a que aporten el mayor número posible de pruebas a la discusión, de modo que defiendan a sus empleados con hechos y datos en la mano.
Diferentes empresas dirigen la reunión de diferentes maneras. Una de las formas más utilizadas es comenzar la reunión por los extremos: los empleados que inicialmente se sitúan en los boxes de arriba a la derecha y abajo a la izquierda. A partir de la confirmación, o no, de su posición, la regla queda mejor definida para los demás que van a ser discutidos. Es importante que los RRHH registren un minuto completo de los argumentos de los dirigentes sobre cada uno de los profesionales discutidos, sobre todo cuando se mueven de un box a otro.
Peligros y dificultades de los rótulos
Es fundamental tomar una decisión consciente sobre si revelar o no a los empleados en qué caja han sido clasificados. Algunas empresas comunican la caja, otras dan nombres a las cajas (algo así como "talento", "especialista", "empuje", etc.), y otras sólo tienen nombres para los empleados mejor cualificados (como los programas de aceleración de carrera para altos potenciales).
Creemos que los rótulos no son beneficiosos para el compromiso de los trabajadores, por lo que sugerimos a nuestros clientes que no los utilicen ni los publiciten internamente.
Creemos que el 9 Box es una herramienta que debe ser utilizada para tomar decisiones, no para etiquetar a las personas con un sello en la frente. (Nuestra opinión se basa en varios estudios que demuestran que las etiquetas son contraproducentes y también en nuestra experiencia profesional y con clientes en Qulture.Rocks).
¿Cuándo utilizar 9 Box en tu empresa?
Debes utilizar la 9 Box en uno de estos dos casos:
- Cuando hay que tomar decisiones complejas sobre las personas: si tienes una empresa que crea muchas vacantes de movilidad interna, o tienes programas de formación que no pueden servir a todos los empleados, o tienes un programa de retribución variable (bonus), el 9 Box puede ayudarte mucho a llegar a las decisiones correctas, ya que el mérito relativo de cada colaborador en los ejes de la matriz es ampliamente discutido y "auditado" por la dirección de la empresa de forma colegiada. Sin embargo, si no hay que tomar decisiones importantes, creemos que el 9 Box puede ser una pérdida de tiempo y dinero (a menos que se utilice por su beneficio educativo en la formación de líderes);
- Cuando es necesario capacitar al liderazgo de la empresa: el 9 Box puede ser una importante herramienta de desarrollo del liderazgo en la empresa, ya que obliga a una discusión estructurada y fundamentada sobre los talentos en formato colegiado. Sin embargo, si su práctica de reuniones del 9 Box se utiliza sólo con fines educativos (es decir, si no hay que tomar decisiones complejas sobre las personas), tenga cuidado de que no genere efectos secundarios (como etiquetar a las personas, etc.).
Como se puede ver en este contenido, la Matriz 9 Box es una excelente referencia para mejorar la gestión de personas en las empresas. Además de permitir una visualización sencilla, también plantea fuertes insights pensados en resultados para las personas colaboradoras. En la plataforma Qulture.Rocks, disponemos de una herramienta muy flexible y completa para la realización de reuniones 9 Box y que, sin duda, ayudará a tu organización a conducir mejor los procesos de gestión de desempeño.
Si quieres saber más cómo nuestra herramienta de 9-Box puede ayudar a tu empresa, ¡ponte en contacto con nosotros y aclara tus dudas!
